ERPは企業活動に伴う人事・会計・購買などの各部門が持つ情報を統合し、効率的な管理を可能にするITツールです。
個別の領域ごとに存在する基幹システムと異なり、企業内に一つ設置されます。
今回はERPの特徴やメリット・デメリット、サービスの選び方、導入までの流れを解説します。
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ERPとは
ERPとは、Enterprise resource planning（企業資源計画）の略で、統合基幹業務システムという意味を持ちます。
企業の根幹をなす人事・会計・販売・物流・生産などの各部門が持つ情報を集約して管理し、資源の適切な分配に貢献するITツールです。
ERPの詳しい特徴をみてみましょう。
ERPが登場した背景
ERPが登場した理由は、部門ごとにバラバラの運用体制が取られていたことによる業務の非効率性を解消するためです。
企業活動は各部署に分かれ、独立して自分たちのタスクに取り組んでいるように見えても、最終的には会計部門で一つに集約されます。
また、途中で部署間にわたってデータを連携する必要があります。
その過程で余計な手間が生じたり、人為的なミスが発生したりするといった問題が散見されました。
たとえば注文状況を販売管理システムから生産管理システムに移す際に、誤入力や転記漏れが生じて業務が停滞してしまう場合はあります。
ERPは今まで個別に行われていた処理を統合することで、企業活動全体にわたる効率を高められます。
ERPと基幹システムの違い
企業のインフラを支えるITツールとしてERPに似ているのが基幹システムです。
両者の違いは明確で、基幹システムは部門ごとに独立して存在しています。
部門間でデータをやり取りする際はシステムの連携が必要で、非効率かつ人為的なミスの温床でもありました。
ERPの導入によって上記の問題が解消され、リアルタイムで経営状況が一目でわかるようになり、経営層の適切な意思決定を実現します。
基幹システムは部門内での業務効率化に役立つ反面、全体最適化の観点では適切なツールではありません。
ERPは資源の有効活用というより高位の目的の実現を目指して、部門の垣根をこえてデータの一元化を可能にしたものです。
ERPの導入形態4種
ERPの導入形態は完全統合型・コンポーネント型・業務ソフト型・クラウド型の4つです。
どのようにしてデータを統合するか、システムの設置方法はどのようにするかなどが異なります。
各形態の特徴や向いている企業について紹介します。
完全統合型ERP
完全統合型は既存の基幹システムとは別に、新たにインフラとしてシステムを構築する仕組みです。
人事・会計・販売・物流など、経営に必要なすべての業務システムをカバーしています。
完全統合型は上場企業をはじめ大企業がデータを統合する際に適していますが、導入コストが高額になりやすい方法です。
コンポーネント型ERP
コンポーネント型ERPは既存の業務システムの最適化に役立つツールで、必要な領域のみ選択して統合できるのが利点です。
総務と会計だけ連結したいときのような、全部門の統合は求めておらず、一部分だけ業務効率化を目指す場面に適しています。
予算に限りがある中小企業の経営向きともいえ、任意のタイミングで必要な機能を追加・拡張することも可能です。
システム開発や導入にかかる期間の短縮化も期待でき、柔軟な運用体制を求める企業にふさわしい仕組みといえます。
業務ソフト型ERP
業務ソフト型ERPは特定の部門に特化して、業務効率化を支援するITツールです。
ERPの概念とは矛盾するかもしれませんが、各部門に設置された基幹システムの自動化・効率化に役立ちます。
業務ソフト型ERPは他のタイプと比較して、費用が安価で、導入期間が短い傾向にあります。
同じく部門ごとにカスタマイズ可能なコンポーネント型との違いは、統合できる範囲です。
業務ソフト型ERPは特定の業務に絞って取り入れるシステムですが、コンポーネント型は複数の選択肢のなかから接続先を選べます。
クラウド型ERP
クラウド型ERPはインターネット上に構築されたインフラを活用し、サービスの契約だけでデータの統合を実現する手法です。
サーバーを導入しなくてもよいため、初期コストや管理費用を抑えられるのが利点です。
元々ERPは資源の効率化を目的に導入されたシステムのため、運用にかかるリソースを必要最小限に抑えるクラウド化の取り組みと、文脈が一致します。
中小企業のニーズの高まりから、従前は大企業向けの大規模なパッケージを中心に手がけていたベンダーも、業界や業務に特化した製品の提供を開始しています。
現在はソフトウェア型のERPを使っている企業も、ゆくゆくはクラウド型に乗り換えるケースが頻発するでしょう。
ERPのメリット
ERPの導入によって企業全体の俯瞰的な視点から資源の動きを可視化でき、業務効率化にも寄与します。
運用するシステムが一つに減ることで、セキュリティ対策や管理が楽になる期待も持てるでしょう。
ERPで得られるメリットを詳しく解説します。
企業全体の資源を可視化できる
企業内で起きていることをリアルタイムで把握でき、特定の部署だけの利益にとらわれないタイムリーな判断を可能とします。
従来の部門ごとに独立した運用体制では、問題やトラブルを各部門の独断で解決した結果、企業全体の視点では悪影響につながるケースがありました。
各部署の活動を俯瞰し、企業の利益を導くための最善の判断を下せるのはERPならではです。
製品や資金に動きがあると、関連するデータ群もリアルタイムで連動し、生じている変化が一目でわかります。
企業を取り巻く環境の変遷は年々スピードを増しつつあり、状況の移り変わりに追いていかれないためには迅速なキャッチアップが求められます。
あらゆる企業活動の見える化を促進し、情報をいつでも利用できる状態にするERPはこれからの企業に不可欠なツールだといえるでしょう。
業務の効率がアップする
統合データベースによる一元管理によって、連携に伴う作業がなくなるため、業務効率化に寄与します。
従来まではデータの引き渡しに伴い、同じデータを何度も入力する手間が生じる可能性もありました。
個別のシステムを一つに集約して無駄な作業が減るほかにも、ERPパッケージの導入による自動化も大きな利点です。
今まで人の手を介していた作業を機械で代替すれば、大幅な作業時間の短縮が期待できます。
複数のシステムにまたがるデータ分析も容易になり、ビッグデータの利活用が促進されるでしょう。
業務効率化にとどまらず、イノベーションの創出も期待でき、企業活動に及ぼすメリットは計り知れません。
セキュリティ対策が容易になる
基幹システムを一つにまとめることで個別にセキュリティ対策を施す手間がなくなり、ガバナンスの強化や管理の効率化につながります。
システムの数が多くなると管理上の注意事項が増え、業務が煩雑になる傾向があります。
一方で統合した結果、ERPがサイバー攻撃を受けると企業の機密情報が丸ごと盗み取られる危険もあることは見逃せません。
年々攻撃が巧妙化するマルウェアなどの脅威から逃れるためには、ERPのセキュリティ対策にも工夫が必要です。
有効な手段の一つがクラウド型の導入で、複雑な構成のオンプレミス型に比べて、最新のバージョンにアップデートしやすいのが利点です。
情報を一元管理できる
部署ごとに点在していた煩雑な情報を一元的に管理できるのは、ERPの大きなメリットです。
ある情報に変更が生じた場合、関連するデータも連動し、リアルタイムで企業活動の動きを把握できます。
パッケージ内のシステムだけでなく外部サービスともAPIによる連携が可能です。
運用の途中でも必要な機能を適宜追加し、最新の状況に合わせた柔軟な運用体制を構築しやすいのも特徴です。
変化が激しい現在のビジネス環境でも、後れを取ることを防げる有用なツールといえます。
ERPのデメリット
ERPの導入は、複数の部署間にまたがる問題を解決し、今まで難しかった全体最適の視点をもたらす画期的な解決策に思えるかもしれません。
しかし、コストや業務フローの見直しをはじめ、導入に至るまでのプロセスは予想以上に大変です。
課題の解決に相応しいシステムを選ぶのも難しく、市場調査だけで難航を極める恐れもあります。
ERPのデメリットを具体的に解説します。
コストがやや高額になる
ERPはさまざまな業務をカバーする大規模システムのため、導入時に生じる初期費用が高額です。
運用開始後もライセンス取得や保守の費用、バージョンアップのコストなどが発生し、企業の利益が逼迫するリスクもあります。
専門人材の調達にも迫られ、未知のシステムを使いこなすために教育や研修を施す必要もあります。
ERP導入によるコストを抑えたい場合、オンプレミス型とクラウド型のどちらが自社に適切な運用形態か考えましょう。
クラウド型のERPは導入時の価格は安価ですが、更新に伴うランニングコストを考えると、中長期的にはオンプレミス型のほうがトータルの費用を抑えられる場合があります。
クラウドERPは、事業拡大に伴いユーザー数が増えると月額利用料が上がる可能性もあるため、将来像を見据えてコストパフォーマンスに優れた形を選びましょう。
業務フローを見直す必要がある
今まで手作業で行っていた業務がERPの導入によって自動化された結果、業務フローに著しい変更が生じます。
会計業務一つ取っても、紙の領収書を保管して人為的にシステムへ移すという工程がクラウド内で完結します。
変更点を洗い出し、マニュアル化して社内に浸透させる取り組みには、多大な時間を費やすでしょう。
多数のステークホルダーが存在する大企業の場合、社外との調整も必要となるため、負担は甚大です。
スムーズに運用後の体制に移行するには、事前に導入後の業務フローを明確にしたうえで課題の解消に適したシステムを選ぶという流れが理想的です。
導入後にフローの構築に取り掛かると時間がかかってしまうため、入念な事前設計を心がけましょう。
システム選定が難しい
ERPのベンダーは国内外ふくめて数が多く、提供するサービスは膨大な数に及びます。
選択肢が多すぎて、自社に合うシステムを見つけるために相当な苦労を要するでしょう。
ERPに精通し、多数の導入実績があり体制の規模も十分な企業は、いくつか見つかるかもしれません。
しかし、ビジネスを成功に導くERPベンダーと出会うには上記の基準だけでは足りない場合があります。
ERPの成否は導入企業の考え方や取り組み方にも左右されるため、機能性に優れたシステムを選んでも、成果に結びつかないことはあり得ます。
ERP選定時のポイントは3つ
ERP選定のポイントは「導入コストは予算内に収まるか」「自社に必要な機能は搭載されているか」「運用後のサポート体制は十分か」の3つです。
どれか一つでも欠けると業務効率化や資源の配分が実現しないばかりか、成果に見合わない負担がのしかかり、導入を後悔してしまうかもしれません。
各ポイントについて詳しく解説します。
1.導入コストは予算内か
いくら多機能でさまざまな課題の解決が期待できる優れたツールでも、予算をオーバーしては意味がありません。
ERP選定時は、予算の範囲内で必要な機能を提供しているサービスを選びましょう。
企業課題は流動的なもののため、ERPで従前からの課題を解決した後に、新たな問題に悩まされる可能性もあります。
買い切り型のオンプレミスでも初期コストのみで済むとは考えずに、アドインやオプションの追加が生じる前提で予算を組みましょう。
新たに機能を実装する度に費用が発生し当初の想定を大幅に上回り、赤字の原因を作りかねません。
2.自社に必要な機能は搭載されているか
ERPは数多のベンダーからさまざまな種類が提供されていて、システムごとに機能は異なります。
実際にERPを使うシチュエーションを想定し、導入して何を成し遂げたいか明確にしたうえで、必要な機能を搭載したものを選びましょう。
ERPを有効に使うためには、導入後の設定変更や機能追加が前提となります。
機能性を確認する際は、拡張性や柔軟性にも目を向けてください。
購入時点で機能がある程度固まったサービスだと、導入後に切り替えや利用停止を余儀なくされ、結果的にコストがかさむという最悪のケースにつながる場合があるためです。
機能が豊富でも、使い方が難解だったり利用者が使いこなせなかったりすると、企業の利益にはつながりません。
ERP選定の際は現場での利用シーンも想定し、使い勝手の良さや操作性にも気を配りましょう。
3.サポートは十分か
ERPの適切な管理には専門的な知識を持つ人材が必要です。
自社で運用が難しい場合も多いため、十分なサポート体制がないと、効果的な運用は難しくなるでしょう。
とくにクラウド型は、システム障害が起きたときに滞りなく業務を行える体制の構築が求められます。
パッケージ自体に問題がなくとも、インフラのクラウド環境に不具合が生じると利用停止を余儀なくされるためです。
顧客情報や機密情報をはじめ、社外秘の情報が豊富なERPの運用では、高度なセキュリティ対策が求められます。
情報漏洩やデータ破損などのリスクを軽減するには、定期的なアップデートや脆弱性の解消もサービス範囲に含まれるベンダーを選びましょう。
ERPの導入の流れ
ERP導入の業務フローは次のとおりです。
1.導入目的を明確にする
2.運用体制を整える
3.業務プロセスを可視化する
4.導入後の業務フローを策定する
5.試験運用を行う
6.マニュアルを作成する
7.本稼働する
それぞれのステップで何をすべきか、意識したいことを解説します。
導入目的の明確化
はじめにどのような課題を解決したいのか、導入の目的を明確にしましょう。
たとえば購買と会計間のシステム連携で頻発するミスをなくしたい、企業全体として資源を効率的に分配できているか知りたいなどが考えられます。
目的が曖昧だと導入の効果を判定しにくく、運用も疎かになりがちです。
導入目的は自部門だけで決めるのではなく、全社的に取り組み、すべての部署が納得・理解できる内容にしましょう。
体制の整備
ERPの導入は、企業全体に影響を及ぼす大規模なプロジェクトです。
サービスの選定を始める前に、想定されるトラブルへの対応も考慮した強固な運用体制を構築してください。
キーマンとなるのが、リーダー的な役割のプロジェクト推進者です。
ERPの業務範囲は会社のすべての部署ともいえるため、広い範囲を補える複数人の専任が求められます。
部署間をまたいだ調整が必要なため、発言権がある経営層に近しいポジションの人材が適任です。
さらに部署ごとに責任者を決め、打ち合わせできる体制を整えましょう。
業務プロセスの可視化
ERP導入に関わる業務プロセスを一つずつ可視化していきます。
全体的な業務フローはもちろん、現行業務で使用中のシステムや担当者を漏れなく洗い出します。
業務内容は企業ごとに異なりますが、細かく具体化して抜け漏れを防ぐのは共通のポイントです。
見える化の際は文章を羅列するのでなく、適宜図表を交えて、誰が見てもわかりやすい形にしましょう。
最終的には全体像や部門間でのつながりを一目で把握できるレベルまで高めるのが重要です。
新しい業務フローの策定
現行の業務プロセスを可視化したら、ERP導入後の業務フローの策定に移ります。
棚卸しした業務内容をベースに、ERPが入り込む余地はどこにあるのか、必要な作業の内容を決めましょう。
従来の工程に合わせるのではなく、一からフローを作り直すつもりで取り組むのがコツです。
次のトライアル運用の過程で変更の可能性はありますが、そのままマニュアル化しても通用する解像度を目指して策定しましょう。
トライアル・試験運用
新たな業務フローに基づき、選んだサービスの試験運用を行います。
従来のシステムと併用しながら、問題なく運用できるかどうか確認しましょう。
トライアルでは小さく始めるのがコツで、期限を設けて組織を限定して使用感を確かめます。
マイルストーンを設定し、担当者からフィードバックを得ながら、リリースに向けた改善を行うのも重要です。
既存の慣れ親しんだフローを刷新し、未知のシステムを取り入れる過程では、ベテラン社員を中心に反発や問い合わせが頻出することも想定されます。
プロジェクト推進者や部門の担当者は、社員からのクレームの矢面に立つ役割も担う必要があるでしょう。
マニュアルの作成
トライアルで問題なければ、業務フローや操作手順を記載したマニュアルの作成に移ります。
誰が読んでも内容を理解でき、一定の品質を保つためにわかりやすさや読みやすさに配慮しましょう。
本稼働
本稼働では状況に応じて機能を調整しながら取り組みます。
導入プロジェクト自体は期限付きで進められますが、実際のシステムは何十年も稼働し続ける前提で導入されます。
本稼働後になって、必要な機能や専門人材が判明する場合もあるでしょう。
一説にはITシステムのコストの半分以上は導入後に生じるともいわれており、いくら設計段階に時間を費やしても、運用を開始しないとわからないこともさまざまです。
機能の拡充や変更を前提にした柔軟性の高さが、ERPプロジェクトを成功に導く重要なポイントです。
ERPは多様な業務を統合するもの
ERPは会計や人事、購買など企業にとって不可欠な多様な業務を一つにまとめるITツールです。
企業活動の根幹をなすインフラと呼んでも差し支えはないでしょう。
ERPの導入では既存の業務フローを抜本的に変革する必要があるため、企業全体に及ぶ壮大なプロジェクトを実施しなくてはいけません。
一方、全社的な視点で資源を適切に配分できること、一元管理による業務効率化を期待できることによるメリットは計り知れません。
ERP市場は将来的に成長すると考えて問題ないでしょう。
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